NADZOR I UPRAVLJANJE SOBAMA - SOFTWARE
Centralni modul sustava
inteligentnih soba je PC program. Njime ovlašteni operater
može mjenjati postavke cijelog sustava i pratiti njegov rad.
Izvršava se na PC
kompatibilnom računalu pod operativnim sustavom Windows 98-XP.
Program se pokreće i najveći dio vremena radi u standardnom modu, a na zahtjev
operatera mogu se pokrenuti i dodatni servisi.
Standardni
mod rada
Programiranje
podstanica
Programiranje većeg broja podstanica
Beskontaktne kartice
Administriranje
gostiju (prijava i odjava gostiju, izdavanje računa, izvještaji, statistika)
Log
datoteka
Sigurnost programa
Vremensko
programiranje
Kontrola
ulaza
Lista
za čišćenje sanitarnih čvorova
Veza
sa sutavom hotelskog poslovanja
Redistribucija poruka
Prozor za nadzor soba
je stalno na ekranu i operater ga ne može isključiti.
Program periodički osvježava podatke za svaku sobu (brzina ovisi o broju
soba). Informacije su sortirane u tri grupe prema prioritetima:
Najniži prioritet imaju
informacije o stanju sobe (vrata, prozor, svjetlo,brzine
fan coila i drugo). Prikazane
su simbolima i oprater sam bira kada će i
koju stavku provjeriti.
Informacije višeg prioriteta,
prisutnost gosta u sobi, prevelika razlika temperatura
i sl. su stalno
prisutne na ekranu i ne mogu se ukloniti.
Najviši prioritet ima
SOS alarm i neovlašteni ulaz u sobu, koji su uz vizualnu informaciju
popraćeni i zvučnim alarmom i traže od operatera potvrdu.
Info prozor programa koji
omogućuje nadzor hotela:
Na desnoj strani prozora
su svi parametri koje prate podstanice smještene po sobama.
Klikom miša na neku od tipki, u glavnom dijelu prozora će se prikazati statusi
izabranog
parametra za svaku pojedinu sobu. U gornjem primjeru operater je odabrao prikaz
stanja
prozora (otvoreno / zatvoreno). Svaki prikaz ima pripadajuću legendu što olakšava
snalaženje
operatera. U ovom konkretnom slučaju, raspored soba je prilagođen stvarnom
rasporedu
jednog hotela, čime se dodatno olakšava čitljivost podataka.
Hitne obavjesti (SOS,
lopov u sobi i sl.) su označene uočljivim bojama pozadine broja sobe.
U ovom primjeru, soba 312 (crvena pozadina broja) je u SOS alarmu. Legenda
alarma se
uvijek nalazi na ekranu u gornjem desnom kutu.
Ukoliko je kartica odložena
u za to predviđeno mjesto, polje sa brojem sobe je zeleno,
tako se u svakom trenutku zna da li je gost u sobi.
Standardni parametri koji
se mogu pratiti (prema potrebi moguće je dodati i druge opcije):
Prozor - otvoren / zatvoren
Vrata - otvorena / zatvorena
Sobarica - sobarica u sobi / soba očišćena
Ne smetaj - gost je uključio / isključio oznaku "ne smetaj"
Pomoćno svjetlo - uključeno / isključeno
Stanje klime - uključena / isključena, grijanje / hlađenje, brzina ventilatora,
otvoren prozor
Tastatura - tastatura u sobi je uključena / isključena
Željena temperatura - temperatura koju je gost namjestio
Temperatura sobe - izmjerena stvarna temperatura
Razlika temperatura - alarm, pojavljuje se kad je razlika između željene i
izmjerene temp. prevelika
Traženje osoblja - za svaku sobu se prikaže simbol ako je deponirana kartica
osoblja
Poziv sobarici - alarm, pojavljuje se kada gost u sobi pritisne tipku "poziv
sobarici"
Call reception - recepcioner može u sobi uključiti signal koji vizualno i
zvučno upozori gosta da nazove recepciju
Alarm vode - alarm, pojavljuje se ako dođe do prodora vode
Žaluzine - recepcioner može narediti podizanje / spuštanje žaluzina u svim
sobama koje nisu iznajmljene
Programiranje podstanica (postavki za sobu)
Svakoj pojedinoj sobi
moguće je programirati način rada klimatizacije, pragove
za Comfort i Standby temperaturu , područje regulacije u sobi, te kalibrirati
temperaturne sonde.
Isto tako moguće je isključiti mogućnost djelovanja na temperaturu iz sobe.
Prozor za kalibriranje se doziva preko lijeve tipke miša:
U ovom su prozoru navedeni
svi podaci koje podstanica prikuplja. Temperature u gornjim tabelama,
te flagovi "Promjeni stanje klime" i "Isključi tastaturu"
se mogu programirati.
Programiranje većeg broja podstanica (skupovi soba)
Program omogućuje kreiranje
skupova soba što značajno olakšava programiranje temperatura.
Skupovi se kreiraju zavisno od konfiguracije hotela. Moguće je, na primjer,
u jedan skup staviti
sve sobe koje su okrenute na jug. Toj skupini se jednom komandom namjesti
temperatura
koja odgovara njihovoj poziciji.
Beskontaktne kartice (ključevi soba)
Svakoj sobi moguće je
dodijeliti 80 kartica, 3 za goste (dodjeljuje recepcioner), 2 opće namjene,
te 75 za sobarice, servisno osoblje, menagament, koje dodjeljuje ovlašteni
djelatnik. Pristup
programiranju kartica osoblja je zaštićen lozinkom. Svakoj kartici programira
se i vrijeme do kada je važeća, a moguće ju je poništiti u svakom trenutku.
Samo programiranje je izuzetno jednostavno i brzo.
Desnom tipkom miša se
odabere soba i otvori se prozor za administriranje, zatim se odabere tipka
sa slikom
ključa i otvori se prozor za rad sa karticama. Kartica se postavi na čitač
i pritisne se tipka programiraj.
Gornje tri pozicije su
za goste, a donje tri su opće namjene. Za svaku karticu se mora navesti datum
do kojeg vrijedi jer program automatski prati valjanost kartice i sam je poništava.
Službene kartice se programiraju na sličan način, ali u drugom prozoru.
Svi ulazi u sobu se snimaju
za svaku sobu posebno u log datoteke, sa vremenom i imenom
osobe kojoj je kartica dodijeljena.
Postoji i posebna opcija
koja omogućuje pretraživanje baze podataka kako bi se pronašlo kome neka
kartica pripada (za izgubljene
ili zamješane kartice).
Posebna opcija su kartice
specifične namjene (npr. kartice za pokretanje lifta, otvaranje pojedinih
posebnih
prostorija, za korištenje nekih specijalnih sadržaja u hotelu). Takve opcije
se ugrađuju u program isključivo
na zahtjev prema potrebi naručioca.
Administriranje gostiju (prijava i odjava gostiju, izdavanje računa, izvještaji, statistika)
Modul je koncipiran tako
da automatizira rad recepcije. Sastoji se od nekoliko povezanih dijelova:
baze podataka gostiju, podataka o iznajmljivanju i izdanih računa. Način registriranja
noćenja
omogućuje maksimalnu fleksibilnost.
Bitne osobine ovog modula:
• Svi podaci o gostima
se čuvaju u zasebnoj bazi podataka.
Ukoliko recepcioner utvrdi da je gost već prije upisan (na što će ga računalo
upozoriti),
ne mora ponovo unositi sve podatke, već samo iz baze uzeti prije unešene podatke.
• Za svaku sobu može se prijaviti do 6 gostiju.
• Svaki gost može dobiti zaseban račun
• Pri izdavanju je moguće gostu dodjeliti beskontaktnu karticu (transponder).
• Definiranje cjenika
je u potpunosti konfigurabilno, računalo pamti i omogućava
pregled svih unešenih cjenika
• Cjenik omogućava
definiranje posebnih cijena za korištenje dodatnog kreveta,
korištenje višekrevetne sobe od strane jednog gosta, najam sobe dok u njoj
nema gostiju. U cjeniku se može definirati niz klasa od kojih svaka može imati
do 6 perioda i vezati se uz bilo koju sobu.
• Cjenik boravišne
pristojbe se zasebno definira, također se pohranjuje u bazu
podataka i može se pregledavati
• Recepcioner može na račun unijeti dodatne stavke (restoran, telefon, minibar, bazen i sl.)
• Uz period izdavanja
soba, računalo zasebno vodi bazu podataka o prijavama gostiju,
pa je moguće da broj gostiju u jednoj sobi u toku jednog perioda iznajmljivanja
varira od 0 do 6.
Pri izdavanju zasebnih računa, računalo će troškove podjeliti prema pristunosti
svakog pojedinog gosta.
• Svaki gost može
se prijaviti i odjaviti do 5 puta, a da se pri tom soba ne odjavljuje
(konkretan primjer: dvoje ljudi iznajmljuje sobu na 7 dana, nakon 2 dana jedan
od njih odlazi i
vraća se nakon 3 dana i ostaje još 2 dana do zaključenja najma sobe.) U razdoblju
dok je u sobi
jedna osoba, računalo će nju teretiti za punu cijenu sobe, a dok su dvije
osobe cijena će se dijeliti.
To je ključ po kome se izrađuju zasebni računi. Uz to, osoba koja nije prisutna
neće se teretiti za
boravišnu pristojbu.
• S obzirom na složenost
procedure za izradu računa (posebno zasebnih računa uz odobrenje popusta)
moguće je pozvati prozor za analizu u kojem su pojašnjeni troškovi (za svaki
dan zasebno se prikazuje
koliko se i zašto tereti pojedini gost).
• Program automatski
generira izvještaje za turističku zajednicu, državni statistički zavod i policiju.
Izvještaji se rade za konfigurabilni period u tiskanom i elektronskom obliku
(mogu se slati i e-mailom
ukoliko druga strana ima tu mogućnost)
• Pri najmu sobe
svaki gost može zatražiti čišćenje u određeno vrijeme. Program automatski
svaki dan
generira listu soba sa vremenom čišćenja.
• Statističko pretraživanja baze podataka gostiju i računa
• Automatsko skupno
generiranje čestitki i promotivnih materijala na jednom od 6 jezika putem
e-maila
ili klasično (za svakog gosta zasebno prema jeziku koji je naveden u prijavi).
• Automatsko generiranje
zasebnih čestitki za rođendane ili posebne datume putem e-maila ili
klasično (u prijavi se mogu unijeti do tri zasebna datuma, npr. godišnjica
braka i sl.)
Modul služi isključivo servisiranju tkz. gostiju s ulice, nema podršku za rezervacije, agencijske goste, izdavanje soba prema rezervacijama i sl. Za kompletno rješenje preporučamo neki od sustava za hotelsko poslovanje s kojima je naš sustav povezan.
Svi događaji se zapisuju
u log datoteku. Uz svaki događaj je vezano vrijeme i detaljan opis,
te logirana odgovorna osoba. Na primjer, program će registrirati pojavu SOS
alarma i potvrdu alarma,
pa će se vrlo jednostavno utvrditi da li je reakcija odgovorne osobe bila
u skladu sa propisima. Prozor
log datoteke je stalno na ekranu tako da recepcioner što lakše može pratiti
događanja.
Uz glavnu log datoteku
postoje i sobni logovi u koje se bilježi zadnjih 250 ulaza/izlaza, te izdavanje
i
poništavnje kartica.
Log datoteke su kodirane i ne mogu se mjenjati.
Programom mogu upravljati
samo ovlašteni operateri. Svaki operater ima svoju lozinku
kojom se prijavljuje kao odgovorna osoba. Na taj način je vrlo jednostavno
povezati
pojedina događanja sa osobama koje su u to vrijeme bile odgovorne.
Svi alarmi se signaliziraju
vizualno i kroz log datoteku, a SOS se dodatno signalizira i
zvučnim signalom. Svaki alarm se mora potvrditi i resetirati.
Komunikacija između računala
i stanica se odvija po protokolu razvijenom i testiranom
u firmi ADRIA-electronic. Protokol je poznat samo djelatnicima firme.
Prikaz i upravljanje najvažnijim
alarmima i podacima o temperaturama je duplicirano preko
posebnog modula. Ukoliko se dogodi pad računalnog sistema, taj modul preuzima
najvitalnije funkcije i održava sustav do oporavka računala.
Ovaj se modul ugrađuje
na zahtjev korisnika. Omogućuje vremensko programiranje raznih uređaja
(npr. paljenje i gašenje svjetala, uključivanje fontana ili zalijevanje travnjaka
u određeno vrijeme i sl. ).
Osim vremenskog programiranja, modul omogućuje i direktno upravljanje.
Programiranje se može
vršiti na bazi radnog dana, vikenda, te definiranjem posebnih
datuma za svaki signal.
Pri dodjeli kartice-ključa recepcioner može odrediti gdje gost smije, a gdje ne smije ulaziti. Te opcije se bez problema mogu mjenjati u toku korištenja pa se ova opcija izvrsno može iskoristiti za kontrolu i naplatu raznih dodatnih sadržaja hotela kao što su sauna, bazen, čajne kuhinje i sl. Postupak programiranja je jednostavan: kod izdavanja kartice otvori se poseban prozor u kojem se klikanjem miša za svaka pojedina vrata odredi smije li gost ući.
Svaka se vrata mogu i
posebno programirati. Tri su opcije:
stalno otvorena
- sistem ne zaključava bravu, vrata su otvorena
dozvoljeno otvaranje tipkom - vrata su zatvorena, ali se uz kartice mogu otvoriti
i posebnim tipkalom
otvara svaka kartica - sistem otključava vrata na svaku karticu
Ove opcije se mogu vezati
i za vremenske periode. U gornjem primjeru svakog radnog dana izmedu
7 i 23 sata sistem će vrata sa adresom 976 držati otključana.
Lista za čišćenje sanitarnih čvorova
Svaki sanitarni čvor se mora održavati u redovitim periodima, a svako čišćenje se registrira na za to predviđenu listu. Razvili smo modul uz pomoć kojeg se taj postupak može automatizirati i nadzirati od strane računala. Umjesto upisa na papir, djelatnik se registrira svojom karticom preko čitača kartica, a računalo obnavlja listu, koja se u svakom trenutku može ispisati na pisač. Ukoliko se djelatnik ne registrira u predviđeno vrijeme, računalo će upozoriti recepcionera.
Veza sa sutavom hotelskog poslovanja
Sustav inteligentnih soba povezali smo sa nekoliko velikih sustava za hotelsko poslovanje. Time se skraćuje procedura prijave gosta jer se podaci unose samo u sustav poslovanja, a naš sustav preuzima podatke. Trenutno naš sustav ima sučelje prema sustavima hotelskog poslovanja firmi: Micros-Fideliu (zastupani po firmi Hugin Sweda Hrvatska www.zjl.hr), Istra Informatički Inženjering (www.iii.hr), Protel, a u pripremi je sučelje za firmu KOR.
Poruke se, osim što se snimaju na recepcijskom računalu, mogu automatski redistribuirati odabranim osobama i to kao SMS poruke i kao interni LAN sustav poruka (klijent program na odabranom računalu prikaže poruku). Na taj način se vrlo praktično može formirati sustav obavještavanja sobarica (poziv sobarici, SOS), kućnih majstora (alarm ispada napajanja, alarm temperature) i sigurnosne službe (provala).